eRechnung ab 2025: So gelingt die Umstellung

Das Ende der Papierrechnung im B2B-Bereich steht bevor – ab 2025 wird die elektronische Rechnung, die eRechnung, zur Pflicht. Unternehmen, die sich nicht rechtzeitig umstellen, könnten sich bald im Steuer-Dschungel wiederfinden und wertvolle Vorteile verspielen.

Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung (eRechnung) für alle in Deutschland ansässigen Unternehmen eingeführt. Diese Maßnahme beruht auf dem Wachstumschancengesetz und bringt weitreichende Änderungen in der Rechnungsstellung im B2B-Bereich. Auch das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat hierzu bereits mit einem BMF-Schreiben Stellung genommen.
 

Darum wird die eRechnung eingeführt

Die Hauptmotivation hinter der verpflichtenden eRechnung ist die Bekämpfung des Mehrwertsteuerbetrugs. Ziel ist es, die sogenannte Mehrwertsteuerlücke zu schließen. Die eRechnung wird auch als Vorbereitung auf die kommenden EU-Änderungen im Rahmen der ViDA-Initiative gesehen, welche ein eRechnungs-basiertes Reporting für innergemeinschaftliche Transaktionen vorsieht.
 

Die wichtigsten Änderungen

Eine zentrale Änderung ist der Wegfall des Vorrangs von Papierrechnungen. Unternehmen müssen künftig keine Zustimmung des Empfängers mehr einholen, um eine eRechnung auszustellen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Zudem wird ein einheitliches Format für eRechnungen eingeführt: die X-Rechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1), welche den europäischen Standard EN 16931 erfüllen.

Die bisher gängige Praxis, Rechnungen als PDF per E-Mail zu versenden, gilt ab dem 1. Januar 2025 nicht mehr als eRechnung. Diese Formate fallen unter den Begriff „sonstige Rechnungen“ und erfüllen nicht die neuen Anforderungen.
 

Wer ist von der eRechnungspflicht betroffen?

Grundsätzlich haben alle Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind und Leistungen an andere in Deutschland ansässige Unternehmer erbringen, ab 2025 eRechnungen auszustellen. Ausnahmen gibt es nur für Leistungen, die nach § 4 Nr. 8-29 UStG steuerfrei sind, oder für ausländische Unternehmen ohne feste Niederlassung in Deutschland.

Die allgemeine Übergangsfrist zur Einführung der eRechnung beträgt zwei Jahre. Für kleinere Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von bis zu 800.000 Euro sowie Unternehmen, die das EDI-Verfahren nutzen, wird die Frist um ein weiteres Jahr verlängert.
 

So gelingt die Umstellung

• Unternehmen sollten frühzeitig mit der Umstellung auf die eRechnung beginnen. Dies erfordert eine Prüfung der bestehenden ERP- oder FiBu-Systeme sowie die Anpassung relevanter Geschäftsprozesse wie Einkauf, Verkauf, Buchhaltung und Rechnungstellung. Ein klarer Fahrplan mit Meilensteinen hilft dabei, die Umstellung reibungslos zu gestalten. Besonders zu beachten sind dabei auch künftige Reporting-Verpflichtungen im Zusammenhang mit der ViDA-Initiative der EU.
• Unternehmen haben die Wahl zwischen der X-Rechnung und ZUGFeRD. Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, wobei ZUGFeRD den Vorteil bietet, dass eine PDF-Version der Rechnung integriert ist. Dennoch bleibt der XML-Datensatz führend und muss korrekt ausgefüllt sein. Auch alternative Formate, die zwischen den beteiligten Parteien vereinbart wurden und den EN 16931-Standard erfüllen, sind zulässig.

 

Zustellung der eRechnung

Die Zustellungsvoraussetzungen für eRechnungen sind aktuell relativ unkompliziert. Ein einfaches E-Mail-Postfach reicht aus, um eine eRechnung, beispielsweise im Anhang, zu empfangen. Zur besseren Lesbarkeit empfiehlt es sich jedoch, ein Umwandlungs- bzw. Visualisierungstool zu verwenden. Auch andere Übertragungswege, wie elektronische Schnittstellen oder Internetportale, sind möglich und können vertraglich zwischen den Parteien geregelt werden. Rechnungsempfänger sollten beachten, dass die Übergangsphase nur für das Ausstellen, nicht aber für den Empfang von eRechnungen gilt. 

Nach den Übergangsfristen ist der Vorsteuerabzug nur bei einer ordnungsgemäß ausgestellten eRechnung möglich. Dies gilt bereits ab 2025 sofern sich der Rechnungsaussteller entscheidet, die eRechnung zu nutzen. Auch mögliche Rechnungskorrekturen müssen grundsätzlich im eRechnungsformat erfolgen.
 

Aufbewahrung von eRechnungen

Die Aufbewahrungspflichten bleiben unverändert und gelten daher auch für eRechnungen. Es muss u.a. sichergestellt werden, dass der strukturierte Teil der eRechnung in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt und unveränderbar ist. Eine maschinelle Auswertung durch die Finanzverwaltung ist sicherzustellen.
 

Mögliche Stolperfallen

Eine wichtige Stolperfalle ist, dass frühere elektronische Rechnungen, wie PDF-Rechnungen per E-Mail, zwar weiterhin als (andere) elektronische Rechnungen gelten, aber nicht den neuen Anforderungen an eine eRechnung entsprechen. Unternehmen sollten diesen Unterschied beachten, um Fehler zu vermeiden und insbesondere den Vorsteuerabzug sicherzustellen.